¿Cuál es la mejor manera de enviar recordatorios de citas y lograr que menos clientes falten?

¿Los recordatorios por texto funcionan mejor que el correo o las llamadas?

Para la mayoría de la gente, sí. El teléfono ya está en el bolsillo, y un texto llega junto a los mensajes de los amigos, no detrás de una pantalla de inicio de sesión ni en una carpeta de promociones. Una llamada es fácil de perder e incómoda de devolver a mitad de turno. A algunos el correo les llega bien; a otros se les hunde entre boletines y recibos. Recomendamos el texto como opción principal, para los clientes que aceptaron recibir textos, y el correo como respaldo para quien no los aceptó o se dio de baja.

¿Cuántos recordatorios debo enviar, y cuándo?

Dos, espaciados. Uno unos días antes le da tiempo a alguien de notar un conflicto y reprogramar antes de que se convierta en una cita perdida. Un segundo, el día anterior o esa misma mañana, rescata la cita que a alguien se le olvidó cuando la semana se complicó. Un solo recordatorio con una semana de anticipación hace poco por quien ya se olvidó para el jueves.

¿Debe el recordatorio permitir reprogramar?

Sí, con un toque. Creemos que esto importa más que cuántos recordatorios envíes: quien puede mover una cita con facilidad tiene muchas menos razones para faltar que quien tendría que llamar en horario de oficina para cambiarla. Reprogramar fácil convierte el “no puedo ir” en una hora nueva en vez de silencio.

¿Qué nunca debe decir un recordatorio?

Nada que no quisieras ver en la pantalla de bloqueo de alguien. Ningún diagnóstico, ningún nombre de tratamiento, ningún saldo pendiente, nada que identifique por qué es la cita más allá de lo que el cliente ya sabe. Limítalo al nombre del negocio, la fecha y la hora, y una forma de confirmar o reprogramar. Un recordatorio es un empujoncito, no el lugar para intentar vender otra cosa mientras tienes la atención de alguien.

¿Qué reglas adicionales aplican a los recordatorios dentales y médicos?

Más que para la mayoría de los negocios, porque un texto puede revelar que alguien tiene una cita con un tipo específico de proveedor, y eso en sí es sensible. Esto es información general, no asesoría legal: antes de que una clínica envíe cualquier recordatorio que pueda tocar la información de salud de un paciente, su configuración de mensajes de texto debe estar autorizada para ese uso. Esa es una decisión aparte que se toma antes de que salga el primer recordatorio, no algo que se dé por cubierto. La plataforma de Forward Dawn no cumple con HIPAA y no firmamos acuerdos de socio comercial, así que una clínica no debe poner información de salud protegida en nuestros sistemas.